27 Règles d’étiquette par e-mail pour établir la confiance et obtenir plus de réponses

L’étiquette par e-mail est la pratique de l’utilisation du courrier électronique de manière claire, respectueuse et professionnelle. Il façonne généralement la première impression que vous faites sur un collègue, un client, un abonné ou un employeur.

Après avoir été bien écrit, le courrier électronique renforce la confiance, améliore l’engagement et vous aide à atteindre vos objectifs. Cependant, un message mal écrit ou déroutant peut causer des problèmes ou endommager votre réputation.

Chez Optinmonster, nous avons été témoins de directement que les petites erreurs d’étiquette de courrier électronique peuvent aborder des problèmes plus importants. Nous avons vu les entreprises perdre des clients potentiels ou manquer des conversions simplement parce qu’ils utilisent des lignes de sujet déroutantes, envoient des e-mails en heures impaires ou oublient d’inclure des appels appropriés pour prendre des mesures. Ces petites erreurs n’attirent généralement pas l’attention des gens tant que l’impact n’est pas médiocre, médiocre ou moins de revenus.

Ce guide comprend 27 meilleures règles par e-mail afin de ne pas faire la même erreur. Nous divisons ce guide en:

Dans cet article, vous trouverez également:

Mais d’abord, commençons par la définition de l’étiquette des e-mails.

Qu’est-ce que l’étiquette des e-mails?

L’étiquette des e-mails est juste une pensée sur la façon dont vous écrivez et envoyez des e-mails.

Cela signifie écrire des lignes d’objet, en disant le contenu de l’e-mail, en utilisant des salutations amicales, et non sur la surcharge des messages et en répondant dans un délai raisonnable. Il est également respectable, par exemple, lorsque vous n’avez pas besoin d’envoyer des messages ou de les envoyer à 23h, ne vous contentez pas de tardif pour le travail.

Ces habitudes aident à rendre votre communication claire, bénéfique et populaire. Il guide comment communiquer de manière respectueuse et efficace, que vous contactiez des collègues, des clients ou des listes de diffusion.

Et, si vous ne savez pas par où commencer ou quoi changer, voici 27 règles d’étiquette par e-mail qui fournissent des conseils réalistes pratiques pour rédiger de meilleurs e-mails dans différentes situations.

Étiquettes de base par e-mail auxquelles tout le monde devrait prêter attention

Ces bases sont pour tout le monde, que vous soyez étudiant, pigiste ou cadre.

1. Utilisez des lignes de sujet spécifiques effacer

Votre ligne d’objet donne le ton et les attentes. Évitez d’utiliser des phrases floues telles que «question rapide» ou «suivi». Soyez plutôt clair et pertinent. Exemple: «Demande d’examen budgétaire du trimestre 3 – les mesures doivent être prises vendredi.»

2. Salutations au destinataire de manière appropriée

Utilisez le nom du destinataire et les salutations appropriées. “Salut Alex”, travaillant dans la plupart des cas. Utilisez “Dear” pour une configuration plus formelle. Évitez de sauter complètement les salutations, en particulier dans la première communication.

3. Relisez complètement avant d’envoyer le coup

Les fautes de frappe et les erreurs grammaticales endommagent la réputation. Relisez toujours vos messages, en particulier les noms, les liens et les nombres. Des outils tels que la syntaxe peuvent rapidement attraper des erreurs courantes.

4. Gardez les choses simples et complètes

À ce point, mais n’ignorez pas le contexte. Habituellement, un ou deux courts paragraphes suffisent. Si vous avez besoin de plus de détails, utilisez des listes à puces ou numérotées.

5. y compris les signatures professionnelles

Se terminer avec courtoisie et cohérence. “Les meilleures salutations”, “merci” et “sincérité” sont des choix sûrs. Évitez les signatures trop décontractées ou originales à moins que vous ne connaissiez le destinataire.

6. Répondre dans les 24 heures

La réponse opportune montre le respect et la fiabilité. Si toutes les réponses prennent plus de temps, confirmez l’e-mail et définissez les attentes: “Merci pour vos notes. Je reviendrai à côté de vous demain.”

7. Format d’écrémage

Utilisez de courts paragraphes, des titres et des puces pour une plus grande lisibilité. Évitez de grandes quantités de texte. Facilitez les lecteurs de trouver facilement des informations clés rapidement.

8. Évitez trop de mots, emojis ou marques de ponctuation

Restez un professionnel de la langue. “Lol,” le visage souriant, la marque d’exclamation peut être mal lue ou mal comprise comme non professionnelle dans la communication formelle.

9. Nom à double vérification, lien et pièce jointe

Se tromper ou oublier les pièces jointes détruit la confiance. Avant d’appuyer sur Send, vérifiez tout, surtout lorsque vous transférez ou répondez aux longs threads.

10. Gardez un ton poli et neutre

Les e-mails ne transmettent pas bien les tons. Évitez d’être simple ou agressif.

Réintroduire les exigences lors de la demande: “Pouvez-vous envoyer des fichiers avant 15 heures?” Au lieu de «envoyer des fichiers».

11. Faites attention au timing

Évitez d’envoyer des e-mails le week-end ou après le travail à moins d’urgence. Planifiez-les pour assister à la prochaine journée ou utilisez l’outil envoyé pendant les heures de travail.

Étiquette par e-mail et règles commerciales et professionnelles

L’étiquette par e-mail professionnelle vous aide à écrire clairement et respectueusement dans votre communication en milieu de travail. Que vous envoyiez un e-mail à des clients, des collègues ou des partenaires externes, s’en tenir à ces règles de base rendra les choses claires et polies.

12. Utilisez une adresse e-mail professionnelle

Tenez-vous à la version de votre domaine ou nom de votre entreprise. Éviter comme[email protected]. «Cela est particulièrement important pour les clients et la publicité froide.

13. Évitez les réponses inutiles “Répondre toutes”

Ne gâchez pas les boîtes de réception avec des réponses non pertinentes. Répondre tout est utilisé uniquement si chaque destinataire a besoin d’une réponse. Sinon, répondez directement à l’expéditeur.

14. Utilisez sagement CC et BCC

CC Transparence, BCC Privacy. Utilisez BCC lors de l’envoi à de grands groupes pour éviter d’exposer l’adresse e-mail du destinataire.

Découvrez CC et BCC et quand utiliser:

15. Fournir un contexte

Évitez de supposer que le destinataire se souvient des conversations passées. Résumez les points précédents ou le lien vers des threads ou des fichiers connexes.

16. Énoncez votre question ou CTA

Ne laissez pas les gens deviner. Veuillez spécifier: “Veuillez confirmer votre disponibilité lors de votre réunion mercredi de l’EOD.”

17. Direct mais poli

Points clés, mais maintenez le respect. Sautez le remplissage, mais gardez un ton poli. Évitez les phrases agressives passives telles que «mon dernier e-mail».

18. Évitez d’envoyer des e-mails à des moments émotionnels

Si vous êtes frustré ou frustré, veuillez ne pas envoyer un e-mail immédiatement. Rédigez votre message, faites une pause et revisitez-le clairement.

19. Respecter les heures de travail avec les outils du planificateur

Planifiez les e-mails pour sortir pendant les heures de travail, surtout lorsque vous travaillez dans les fuseaux horaires. Des outils comme la fonctionnalité Send-Later de Gmail peuvent vous aider.

20. Ton et forme adaptés au public et à la culture

Faites correspondre votre ton à l’industrie et aux relations. Le PDG peut s’attendre à une forme; Les collègues de votre équipe peuvent préférer un ton détendu. Si vous avez des questions, veuillez rester neutre.

Étiquette par e-mail pour les e-mails marketing et les newsletters

Les e-mails marketing et les newsletters par e-mail sont livrés avec leur propre étiquette et leurs responsabilités légales. En plus d’écrire clairement, les spécialistes du marketing doivent s’assurer que chaque information respecte le temps du lecteur, suit les réglementations de confidentialité et fournit de la valeur sans intrusion ni erreur.

21. Utilisez des lignes de sujet honnêtes et pertinentes

Pas d’appâts et de commutateurs. Faites en sorte que votre ligne d’objet correspond au contenu. La ligne d’objet trompeuse augmente les taux de désabonnement et endommage votre réputation.

Si vous souhaitez maîtriser la ligne d’objet de votre e-mail, consultez les ressources suivantes. Nous avons résumé plus de dix ans d’expérience en marketing par e-mail dans ces articles:

Vingt-deux ans. Personnalisez votre message

Utilisez le nom, l’historique de l’achat ou les données comportementales le cas échéant. Les e-mails personnalisés fonctionnent généralement mieux et se sentent plus authentiques.

23. Un chef précieux n’est pas une vente difficile

Répondez d’abord aux besoins ou aux problèmes du destinataire. Veuillez fournir des informations utiles ou gagner rapidement avant de vendre un produit ou un service.

vingt-quatre. Écriture forte, CTA spécifique

Plutôt que d’utiliser des phrases floues comme «cliquez ici», utilisez des actions spécifiques telles que «Guide de téléchargement», «Abonnez-vous à votre démo» ou «Démarrez un essai gratuit». Un CTA clair peut aider les lecteurs à savoir exactement à quoi s’attendre et quelles étapes prendre ensuite. Par exemple, «Obtenez une liste de diffusion gratuite» est plus efficace qu’un lien universel car il explique les avantages et les résultats.

25. Faites vos e-mails légèrement et faciles à déplacer

De nombreux utilisateurs lisent des e-mails au téléphone. Utilisez des paragraphes courts, des titres clairs et de grands boutons. Avant d’envoyer, testez votre e-mail sur votre téléphone.

26. Respecter les réglementations par e-mail

Contiennent toujours des liens de désabonnement visibles et des coordonnées de l’entreprise. Suivez les directives du CAN-SPAM et du RGPD pour maintenir les dispositions légales.

27. Testez votre e-mail avant d’envoyer

Vérifiez tous les liens, orthographes et formatage. Aperçu de votre e-mail sur différents appareils. Envoyez-vous un test pour capturer tout ce que vous auriez pu manquer.

Erreurs d’étiquette de messagerie courantes pour éviter

• Utilisez un flou ou cliquez sur la ligne de thème de Babeity
• Écrivez des e-mails trop longs ou difficiles à scanner
• Pièce jointe oubliée ou envoyez le mauvais fichier
• Surutilisation des emojis, du jargon ou des verrous du chapeau
• Il n’y a pas de CTA clair pour envoyer un message
• Utilisez une adresse e-mail “sans décision”
• Impossible de personnaliser ou de segmenter les e-mails marketing
• Ignorer le fuseau horaire ou envoyer dans les heures impaires

Bien écrire nécessite de l’énergie, mais certains outils intelligents peuvent faciliter le travail. Que vous répondiez à un collègue ou que vous vous prépariez à une campagne de courrier électronique, ces applications peuvent vous aider à avoir plus de confiance et moins de suppositions:

1 et 1 grammaire

Vous aide à découvrir immédiatement les problèmes de grammaire et de ton. Il analyse votre e-mail pour des erreurs d’écriture courantes, des phrases déroutantes et même une inadéquation de ton. Idéal pour capturer le problème avant de l’envoyer. Vous pouvez explorer la syntaxe et ajouter des extensions de navigateur de syntaxe pour une vérification plus rapide.

2 Hemingway

Améliorer la lisibilité et la clarté. Il met en évidence des phrases longues ou complexes et propose des alternatives plus simples. Parfait pour parcourir des e-mails commerciaux importants. Essayez l’éditeur de Hemingway pour simplifier votre écriture.

3 et 3 Optinmonster

Aidez les spécialistes du marketing à développer leurs listes de diffusion avec des campagnes de capture de plomb intelligentes et ciblées. Voici quelques façons de soutenir une meilleure étiquette par e-mail et d’aider à renforcer la confiance et à augmenter le nombre de réponses que vous recevez:

• Cibler le bon public: Utilisez des outils de segmentation et de détection de comportement pour envoyer des messages aux seuls abonnés les plus pertinents, en évitant les erreurs de messagerie répandues et non pertinentes. En savoir plus sur le ciblage au niveau de la page.
• Time votre message: Planifiez des fenêtres contextuelles ou des campagnes en fonction du fuseau horaire ou de la sortie de l’intention de vous aider à respecter les préférences de synchronisation de vos auditeurs.
• Utilisez des aimants de plomb personnalisés: Rendez votre e-mail plus pertinent et respectueux envers les besoins de votre public en fonction d’un comportement au niveau de la page ou des offres de tailleur à partir de sources de recommandation. Voir comment fonctionne le comportement de la page ciblée.
• Améliorer la qualité de la liste: Utilisez des fonctionnalités telles que la sélection en deux étapes et la vérification du plomb pour réduire les abonnés faux ou non intéressés pour vous assurer que votre e-mail est le bienvenu et efficace. Utilisez MonsterLinks ™ pour convertir n’importe quel lien, bouton ou image en une forme de sélection en deux étapes avec une conversion élevée.

Vous pouvez l’essayer ici sans risque.

Chaque outil vous aide à communiquer plus clairement, respectueusement et efficacement, que vous amélioriez vos informations ou améliorez vos méthodes de livraison et quand vous communiquer.

Développer des habitudes d’étiquette dans le courrier électronique

La façon dont vous l’utilisez reflète la façon dont vous travaillez. Cela montre votre attention aux détails, au ton et aux priorités. Que vous envoyiez des mises à jour rapides, que vous tendiez à de nouveaux prospects ou que vous lanciez une campagne, ces règles d’étiquette peuvent vous aider à écrire délibérément.

Utilisez-les pour réduire le bruit, gagner plus de réponses et montrer le respect dans chaque message que vous envoyez.